Antes de entrar en materia, queremos aclarar que el presente artículo de opinión se dirige esencialmente a las pequeñas sociedades mercantiles, ya que es de suponer que las grandes cuentan con el oportuno departamento financiero y administrativo y conocen perfectamente esta obligación.
Cuando los Administradores de una sociedad mercantil se enfrentan a la obligación de formular las Cuentas Anuales, es muy probable que les resulte una materia desconocida y prefieran delegar en su Asesoría Contable, sin ser plenamente conscientes de la importancia que tiene.
Por tanto, consideramos oportuno ofrecer unas pequeñas pinceladas sobre esta obligación, con el ánimo de que se llegue a apreciar su relevancia, sobre todo para los Administradores de las sociedades mercantiles.
Esta obligación se manifiesta en especial en el primer trimestre de cada año, ya que la norma dispone que deben estar formuladas en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social.
La formulación de las cuentas anuales consiste en organizar y plasmar todas las operaciones económicas del ejercicio, contabilizadas mediante asientos en el libro diario de la sociedad, en unos estados financieros para los cuales la norma ha otorgado un formato estándar en función del tamaño de la sociedad.
A su vez, se incluye dentro de esta formulación la proposición de la aplicación de los resultados del ejercicio.
Dichos estados financieros, para las pequeñas sociedades mercantiles, consisten en el Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y Memoria.
Y la responsabilidad de su preparación se atribuye, por la norma, a los Administradores de la sociedad.
Como exponíamos al principio, gran parte de los Administradores de las pequeñas sociedades mercantiles, debido a la complejidad de elaborar dichos estados financieros, delegarán esta función en su Asesoría Contable. Pero, siendo necesario en muchos de los casos, deben ser conocedores de lo que representa esta obligación y de la importancia de la misma, de tal manera que fuera visto más como una oportunidad de ser conscientes de su protagonismo como Administradores, que como una mera obligación.
Y entendemos que se trata de una oportunidad que los Administradores deben aprovechar, ya que les sirve para reunirse internamente y diseñar la forma en que se va a presentar a terceras personas (clientes, proveedores, entidades financieras…) y, en especial, a los socios, la situación económico-financiera contenida en las cuentas anuales.
Comentamos que, en especial, a los socios, porque son los que finalmente deben aprobar en junta general las cuentas anuales, antes del día 30 de junio de cada año. Siendo conveniente que los Administradores conozcan y tengan muy claro el contenido de los estados financieros, al menos por tres razones:
- Para explicar a los socios si se han obtenido los resultados económicos planteados en la anterior junta y justificar las posibles desviaciones que hayan podido surgir.
- Para explicar a los socios los resultados económicos que se esperan en el futuro.
- Y para responder con seguridad a cualquier pregunta que les puedan plantear los socios.
En definitiva, los Administradores se juegan mucho en la exposición de las cuentas anuales, ya que supone una relevante herramienta de medición para los socios de cara a comprobar el buen desempeño de su labor, de ahí la importancia de una correcta formulación, no solo en su formato si no también en su preparación.
Para el caso de los Órganos de Administración colegiados, incluso la norma obliga a levantar acta de la reunión donde se exponga la formulación de las cuentas anuales.
Por todos los motivos anteriormente expuestos, aunque la implicación de la Asesoría Contable en la formulación de las cuentas anuales resulte necesaria y conveniente, hasta el punto de que son los que confeccionan materialmente las Cuentas Anuales, no aconsejamos que la delegación sea absoluta, por las razones apuntadas, y porque en último término el responsable de su correcta formulación es el Administrador de la sociedad.
Julio Caño
Técnico jurídico y fiscal de OHR
